Persönliches Wachstum

Die Zeit – immer da und trotzdem nie verfügbar

Wie oft hast du dich in der letzten Woche sagen hören: „Nein, ich kann nich, ich habe keine Zeit.“ oder „Wenn ich doch bloß ein bisschen mehr Zeit hätte.“?

In Wirklichkeit haben wir alle Zeit sogar gleich viel, jede Woche sieben Tage, jeden Tag 24 Stunden, jede Stunde 60 Minuten und jede Minute noch mal 60 Sekunden. Die Frage ist nur wie wir diese Zeit verbringen.

Wie unproduktiv produktiv bist du?

Angenommen, du würdest deine Tätigkeiten eine Woche lang tracken, jeden Tag, minutengenau, was würde in deiner Übersicht erscheinen?

Dinge wie arbeiten, duschen, waschen, Zähne putzen, aufräumen und einkaufen gehen würden sicherlich zu finden sein, aber darüber hinaus? TV schauen, über Vergangenes und andere Leute ärgern, auf Facebook daddeln, gammeln, Sorgen über Zukünftiges machen, online shoppen und zocken oder eher sporteln, den Garten gestalten, ein Buch lesen, mit Freunden über Ideen und Werte austauschen, eigene Ziele setzen, aus Vergangenem neue Absichten für die Zukunft ableiten, handarbeiten und Gesellschaftsspiele spielen?

Du merkst wahrscheinlich schon in welche Richtung es gehen soll? Die ersteren Tätigkeiten sind eher unproduktive Tätigkeiten und die letzteren hingegen produktive. Durch produktive Tätigkeiten erhältst du ein (materielles) Ergebnis in deinem Leben wie zum Beispiel einen blühenden Garten, eine neue Anregung zum Umgang mit einer aktuellen Herausforderung, neue Motivation für weitere Tätigkeiten, eine neue Erkenntnis oder vielleicht einen selbstgenähtes T-shirt oder selbstgemaltes Bild. Produktive Tätigkeiten sind vor allem Tätigkeiten, die dich deinen Zielen und deiner persönlichen Erfüllung näher bringen.

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Seneca

Sind unproduktive Tätigkeiten jetzt das genaue Gegenteil und zu verteufeln? Musst du dich jetzt schlecht oder besser noch – schuldig – fühlen, wenn du deine Zeit auch mit unproduktiven Tätigkeiten verbringst? Nein, keineswegs! Denn so klar wie oben dargestellt ist die Grenze zwischen produktiven und unproduktiven Tätigkeiten gar nicht im Leben. So kann ich auch durch eine gut recherchierte Reportage im Fernsehen neues Lernen oder durch einen guten Film mein Erfahrungsrepertoire erweitern, ich kann auch über Facebook neue Leute mit ähnlichen Interessen oder Hilfen für bestimmte Probleme zum Beispiel im Haushalt finden. Auch durch das PC Spielen werden die Problemlösekompetenz und Kreativität gefördert oder man kann im Online-Game mit Freunden seine Teamfähigkeit ausbilden.

Was sind deine Zeitfresser?

Es ist jetzt zwar bald vier Jahre her, dass ich meine Zeiten und Tätigkeiten getrackt habe, dennoch sind mir einige Erkenntnisse gut in Erinnerung geblieben:

  1. So dachte ich früher, ich würde stundenlang – fast den ganzen Tag – arbeiten, doch dadurch, dass ich im Halbstundentakt meine Aktivität notierte, fiel mir auf, dass ich in den vermeintlichen Arbeitsblöcken schnell auch mal eine halbe Stunde oder Stunde abgelenkt war. Ich schaute mich auf Facebook um, unternahm eine Onlineshoppingtour oder ließ mich in einen Whats App Chat versinken. Kein Wunder, dass so die Arbeit erst nach vielen Stunden fertig wurde.
  2. Außerdem stellte ich fest, dass ich nach dem Unterricht Heim fuhr, um mich direkt an den Schreibtisch zu setzen. Eine Pause nahm ich mir nicht, ich wollte ja schnell fertig werden. Kein Wunder also, dass es mir in der Arbeitszeit nach Entspannung und Ablenkung lechzte.
  3. Zudem fing ich immer erst mit Dingen an, auf die ich Lust hatte – quasi als Ausgleich für die fehlende Pause. Kein Wunder, dass die wichtigen Dinge so liegen blieben, bis ich lieber Feierabend machen wollte, und immer dringlicher wurden.
  4. Vor allem aber bemerkte ich, dass ich schon nach kurzer Zeit zum Beispiel beim Planen einer Unterrichtsstunde, das Gefühl hatte gleich fertig zu sein. Doch auch wenn ich konzentriert bei der Arbeit blieb, verbrachte ich mit selbiger Stunde noch ein, zwei weitere Stunden bis ich mit dem Plan und den Materialien zufrieden war.
  5. Wenn ich dann – manchmal auch spät – abends Feierabend gemacht habe, war mir nicht mehr nach viel Aktivität zu Mute, den Haushalt, Freunde treffen und das Sporteln verschob ich auf’s Wochenende. Stattdessen machte ich es mir auf dem Sofa gemütlich und schaute Serien, manchmal stundenlang. Kein Wunder, dass ich so nicht genug Zeit hatte, alle alltäglichen Aufgaben zu erledigen und mich die Woche manchmal so sehr anstrengte, dass ich am Wochenende lieber ausruhen anstatt etwas erleben wollte.

Wie viele konzentrierte Arbeitsstunden und genussvolle Zeit sowie ungünstige Gewohnheiten würdest du wohl antreffen? Probiere es aus! Eine Woche kann schon sehr erhellend sein. Ich habe dazu diese Übersicht genutzt und analog gearbeitet. Mein Bullet Journal hatte ich ja damals noch nicht. Es gibt auch einige Apps, von denen ich zunächst eine ausprobiert habe, weil man sich automatische Diagramme und Auswertungen anzeigen lassen konnte. Allerdings hat mir das Einrichten und Eintragen der einzelnen Aktivitäten viel zu lange gedauert, sodass ich den Aufwand in Anbetracht der kurzen Nutzungsdauer wenig lohnenswert fand.

Werde ein effektiver Selbstmanager

Wenn Du jetzt denkst: „Schön und gut, aber ich habe keine Zeit das alles aufzuschreiben.“, dann hast du die Wahl, ob du wie bisher weitermachen möchtest oder das Wagnis eingehst dich selbst zu überraschen, wie viel Zeit du haben kannst, wenn du ein paar ungünstige Denkmuster und Gewohnheiten ändert.

Es gibt zunächst einige Dinge über Zeit zu wissen, die so simpel sind, dass wir sie leider allzu oft vergessen:

Zeit ist nicht flexibel. Sie vergeht in jedem Moment, ohne dass wir sie daran hindern oder umlenken können.

Zeit ist nicht teilbar. Wir können keinen Moment lang zwei Tätigkeiten gleichzeitig verfolgen. Denn unser Gehirn – auch nicht das weibliche – ist nicht multitaskingfähig. In Wirklichkeit „springt“ unser Gehirn nämlich in der Verarbeitung zwischen beiden Tätigkeiten permanent hin und her, sodass es uns zwar so vorkommt als könnten wir zwei Dinge gleichzeitig tun, aber sie werden immer abwechselnd nacheinander bearbeitet. Dies hat nicht nur eine höhere Fehleranfälligkeit, sondern auch einen höheren Zeit- und Energieaufwand zur Folge, gegenüber der Ausführung der Aufgaben nacheinander.

Zeit ist nicht vermehrbar. Wir können sie messen, vergessen, fliegen oder uns von ihr stressen lassen, aber wir können sie nicht vermehren.

Zeit ist nicht lagerfähig. Wir können sie nicht aufsparen und zu einem späteren Zeitpunkt, wenn es uns besser passt, wenn dieses eine Projekt geschafft ist, wenn das Wetter besser ist oder wenn dieses oder jenes geschehen ist, nutzen.

Die Zeit ist im ewigen Fluss, ob wir dies akzeptieren oder ablehnen ist unsere Wahl. Wir können die Zeit nicht managen, aber wir können lernen uns selbst zu managen.

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Was ist ein effektiver Selbstmanager?

Für mich bedeutet ein effektiver Selbstmanager zu sein in erster Linie Lerner zu sein. Man lernt jeden Tag mehr über sich, seine Gewohnheiten und seine inneren Antreiber. Jeden Tag wächst man dabei ein bisschen mehr und manchmal auch über sich selbst hinaus. Man weiß wohin man wachsen möchte, denn man kennt seine Ziele, Werte und Wünsche im Leben, und setzte diese durch sein tägliches Handeln um. Effektives Selbstmanagement bedeutet für mich gleichermaßen, Tage und Situationen zu akzeptieren an/in denen man nicht so funktioniert, wie man es sich wünscht und vorstellt, und sich und seine Leistungen auch oder gerade an diesen Tagen anzuerkennen.

Anregungen zum Selbst- und Zeitmanagement

Generell ist es wichtig, dass du dir Gewohnheiten und Methoden aneignest, die zu dir passen. Folgende Wege sind Wege, die für mich gut funktionieren. Probiere aus, was dir gefällt. Behalte bei, was zu dir passt und ändere, was für dich nicht funktioniert. Vertraue auf deine Fertigkeit des Korrigierens. Und das Wichtigste: „Gemach, gemach.“ Versuch nicht gleich alles auf einmal zu ändern. Suche dir ein Sache aus, auf die du dich zunächst fokussierst. Der Erfolg stellt sich dann schneller ein und schenkt dir Motivation und Energie für Neues.

1. Das Ablenkungspotenzial minimieren

Ich sorge für weniger Ablenkung in meinen Arbeitsblöcken, indem ich zunächst dafür Sorge, dass es mir gut geht. Ich lege mein Handy beiseite, am besten auf lautlos gestellt, denn selbst wenn ich es nur vibrieren höre, mache ich mir – und wenn auch nur einen kurzen Moment lang – Gedanken darüber, wer wohl geschrieben haben könnte. Für den kurzen Moment ist dies nicht schlimm, aber für deine Konzentration ist es der Tod. Nach einer Unterbrechung braucht unser Gehirn nämlich 15 Minuten, um wieder auf das ursprüngliche Konzentrationsniveau zu kommen. Wiederholen sich die Unterbrechungen kommt es zum sogenannten Sägeblatteffekt, der dich unfassbar viel Zeit und Energie kostet.

Meine Arbeitsblöcke plane ich mit 120 Minuten ein. Auch wenn Studien zeigen, dass man sich nicht länger als 90 Minuten am Stück konzentrieren kann. Aber zugegeben ich bin nicht immer 100% diszipliniert dabei. Es passiert schon mal, dass ich was für die Arbeit recherchiere oder nur eine Datei öffnen möchte und dann doch wieder auf Facebook lande, um mir ein paar Posts zum Bullet Journal oder anderes anzugucken. Diese Zeit plane ich somit einfach mit ein und habe den Sägeblatteffekt auch immer im Hinterkopf.

2. Mit Pausen gewinnen statt Zeit verlieren

Bin ich nach der Schule zu Hause angekommen mach ich erst einmal eine Pause und kümmere ich mich um mich. Ich lege mich auf das Sofa, schaue eine Serie oder gestalte etwas in meinem Bullet Journal. Diese Pause plane ich tatsächlich auch als Termin mit einer Stunde in meinem Kalender ein.

Vor allem am Wochenende raffe ich mich auch zwischen den Arbeitsblöcken auf und gehe joggen, biken oder wakeboarden. Gerade wenn viel zu tun ist und du das Gefühl hast die Stunden des Tages reichen nicht aus, solltest du keineswegs auf die Pause verzichten oder dir gar denken, du müssest dir die Pause mit deiner Arbeit verdienen. Die Pause selbst macht sich verdient! „Denn ohne Ruhe und Inaktivität rücken Einsicht und Weisheit in weite Ferne“ (Tony Crabbe). Oder kommen dir nicht auch immer unter der Dusche die besten Einfälle, wenn du dich mit nichts befassen musst und die Gedanken fliegen lassen kannst? (Lies mehr in einem meiner nächsten Beitrag darüber, wie sehr sich Pausen verdient machen.)

3. Aufgaben angemessen priorisieren und umsetzen

Welche Tätigkeit war es bei dir, die du zuletzt immer wieder vor dir her geschoben hast, weil du keine Lust auf sie hattest, solange bis sie richtig. dringlich geworden ist? Das Korrigieren der letzten Aufsätze oder das Schreiben eines Elternbriefs?

Eat the frog – nein, das hat nichts mit Essen zu tun, sondern heißt vielmehr, dass man die Sache, auf die man am wenigsten Lust hat, sofort als erstes erledigt. Psycho-LOGISCH betrachtet macht das durchaus Sinn. Diese blöde Tätigkeit verfolgt uns ja und schlägt uns auf die Stimmung, obwohl wir gar nicht an ihr arbeiten, sondern sie noch vor uns herschieben. Am Ende erledigen wir sie trotzdem immer und das auch nicht mit mehr Spaß, nur weil wir sie ein, zwei Tage oder Wochen vor uns hergeschoben haben. Somit quälen wir uns mit der Aufgabe viel mehr als eigentlich nötig wäre und berauben uns selbst des wunderbaren und auch stolzen Gefühls, wenn wir diese unliebsame Sache direkt erledigen – ohne dass sie dringend geworden ist.

Um die Dringlichkeit meiner Aufgaben und den Überblick über alle ToDos zu haben arbeite ich übrigens mit dem Eisenhower-Prinzip. Aufgaben werden dabei nicht einfach gesammelt und vielleicht noch nach beruflich und privat getrennt, sondern in vier Quadranten aufgeteilt: I) Wichtig und dringend, II) Wichtig, aber nicht dringend III) Unwichtig, dringend und IV) Unwichtig und nicht dringend.

Ich fahre ganz gut mit der Struktur, wobei ich mich erst mal darin üben musste – und auch immer noch übe – meine Aufgaben korrekt zu kategorisieren. Es ist immer vielmehr unwichtig als ich zunächst annehme und die dringenden und wichtigen ToDos sind tatsächlich nur solche, die keinen Tag warten können. Wenn man die Möglichkeit dazu hat sind die Aufgaben in Quadrant II und III diejenigen, bei denen es sich lohnt zu überlegen, ob man sie an andere delegieren kann. Dann gilt aber auch, dass man stets die ganze Aufgabe delegiert und Transparenz bezüglich der Kriterien schafft nach denen die Aufgabe erledigt werden soll.

Zur Kategorisierung meiner Aufgaben nutze ich einfach die Erinnerungsfunktion auf meinem iPhone und habe dort die Listen I bis IV angelegt. Löschen, Terminieren und Verschieben der Tasks ist damit kinderleicht. Und wenn du jetzt denkst, deine Aufgaben gehören eh alle dem ersten Quadranten an, dann wird es höchste Zeit etwas zu ändern, um gelassen durch den Tag zu kommen. Der Schwerpunkt für ein erfolgreich und erfülltes Leben liegt in Tätigkeiten in Quadrant II.

Es ist durchaus sinnvoll sich zu jedem ToDo eine Zeitangabe für die jeweilige Aufgabe zu notieren, sodass du ungefähr weißt mit welcher Dauer du den entsprechenden Termin in deinem Kalender eintragen musst. Steht der Termin im Kalender lösche ich das ToDo aus der Liste. Ist der Termin am Abend des jeweiligen Tages nicht erledigt, so schiebe ich ihn einfach per drag and drop in einen anderen Tag im Kalender hinein. Schiebe ich einen Termin mehrfach weiter, so erkenne ich meinen nächsten Frosch ;).

4. Mit inneren Antreibern umgehen lernen

Noch mehr als das Einsenhower-Prinzip fordert mich jedoch die Berücksichtigung des Parto-Prinzips heraus. Forschungen zeigen, dass wir in nur 20% der Arbeitszeit 80% des Ergebnisses produzieren. Für mich waren das zum Beispiel immer das Grobraster einer Unterrichtsstunde und die Vorstellung davon wie ein Arbeitsblatt aussehen soll. Dennoch verbrachte ich früher häufig die übrigen 80% der Zeit damit, das Arbeitsblatt und die Bilder so lange zu formatieren und zu gestalten sowie die Stundenplanung unterrichtsbesuchsreif zu vervollkommnen, sodass das Ergebnis die vollen 100% Perfektion enthielt.

Es war mir vorher einfach nicht gut genug und damit eng verknüpft war die tiefe, innere Überzeugung dann selber ebenfalls nicht gut genug zu sein. Ein Perfektionist zu sein ist zwar ein super Motor für Entwicklung, aber im Alltag erlebe ich diesen inneren Drang zunehmend als anstrengend und hinderlich und ich vermute mal meine Schüler ebenso, weil man viel Zeit in Perfektion verschwendet anstatt mit einer pragmatischen Lösung ins Ziel zu kommen.

Eine Seite aus meinem aller ersten Bullet Journal.

Hinter unseren inneren Antreibern oder in der Psychologie auch als innere Kinder bezeichnet, stecken tief verankerte und im Laufe unserer Erziehung eingeprägte häufig auch negative Glaubenssätze, die uns in unserer täglichen Denk- und Handlungsmustern unbewusst steuern. Wenn wir diese Glaubenssätze nicht bewusst zu hinterfragen lernen, werden sie uns wie gegebene Wahrheiten erscheinen und wir werden sie unbewusst durch unser Handeln immer und immer wieder bestätigen.

Unsere inneren Überzeugungen haben uns zwar einerseits im Leben bis hierher gebracht, aber andererseits sorgen sie auch für die Situationen in unserem Leben, in denen wir uns wieder und wieder selbst im Wege stehen. Es gibt neben dem perfekten Kind auch weitere Strukturen wie zum Beispiel das harmoniebedürftige, das machthungrige, das vermeidende oder das narzisstische Kind. Welches Kind schlummert in dir und wie gut steht dein Erwachsenen-Ich im Kontakt zu deinem Kindheits-Ich? Finde es heraus und lerne erwachsene Entscheidungen zu treffen, anstatt in kindlichen Verhaltensmustern zu verharren. Eine häufig anzutreffende Autorin auf diesem Gebiet ist zum Beispiel die deutsche Psychologin Stefanie Stahl.

5. Sinnstiftende Produktivität im eigenen Rhythmus

Wichtig ist selbstverständlich, dass du Erfüllung und Sinn in deinen Tätigkeiten findest, also auch in deiner Arbeit. Je mehr du deinen Job nur runter ratterst, um an Ende des Monats Geld auf dem Konto zu haben, um so schwerer bis unmöglich wird es ein angemessenes Selbst- und Zeitmanagement umzusetzen. Mach dir stets klar wofür du eine bestimmte Tätigkeit machst, welchen Sinn sie zum Beispiel auch für andere hat. So kann es zum Beispiel gelingen auch beim Korrigieren Spaß zu haben. Außerdem ist es für ein erfolgreiches und erfülltes Leben ratsam mehr produktive als unproduktive Tätigkeiten in seinen Alltag zu integrieren und sich gesunde Gewohnheiten anzueignen.

Zuerst erschaffen wir unsere Gewohnheiten, dann erschaffen sie uns.

John Dryden

Eine gesunde Gewohnheit kann es zum Beispiel sein, dass du deinen Alltag nach deinem eigenen Rhythmus gestaltest. Bist du Typ Lerche oder eine Eule? Die Lerche hat es in unserer Gesellschaft wesentlich einfacher. Sie ist der typische Frühaufsteher und morgens besonderes produktiv. Abends hingegen fällt das Konzentrationsniveau stark ab. Anders ist die Eule getaktet. Sie wird (spät) abends besonders produktiv und schläft morgens lieber lang. Eulen haben es in unserer Gesellschaft leider oft nicht leicht, denn der frühe Vogel fängt ja bekanntlich den Wurm und langes Schlafen schickt sich nicht. Zudem sind viele Bereiche des öffentlichen Lebens und damit auch viele Jobs auf das frühe Arbeiten ausgelegt. Liebe Eule, hör‘ trotzdem auf deinen inneren Rhythmus und überrasche dich selbst mit deinen produktiven Arbeitsphasen am Abend. Deren Ergebnisse auch sicherlich Kritiker verstummen lassen. Denn die zweite Maus bekommt den Käse ;).

Was kannst du also für dein Selbst- und Zeitmanagement tun?

Um noch mal auf das, wie ich finde, wagemutige und überraschende Zitat im Beitragsbild zurückzukommen: Dort steht „wenn man es richtig macht“ und nicht „wenn man immer alles richtig macht“. Ich finde es gerade wichtig, dass man Fehler macht und auch mach darf.

In unserer heutigen Leistungsgesellschaft sind Fehler häufig negativ behaftet und führen in der Konsequenz den Gedanken einer Bestrafung mit sich. Doch wer bin ich ohne Fehler? Richtig, ein Profi! Aber es ist nun mal so, dass ich als Anfänger starte, wenn ich etwas neues ausprobiere. Ich sammle Erfahrungen und mache Fehler. Diese Fehler nutze ich als Gelegenheit meine Leistungen und Fähigkeiten zu verbessern. Ohne Fehler funktionieren für mich weder Entwicklung noch Fortschritt.

Akzeptiere es also, wenn etwas nicht ganz rund läuft und ziehe Konsequenzen für deine zukünftigen Handlungen und Entscheidungen. Verschwende deine Zeit nicht damit einen Fehler zu bereuen oder dich deshalb zu zermartern.

Wer immer nur tut was er schon kann, bleibt immer das, was er schon ist.

Henry Ford

Nutze also deine Energie für Veränderung. Vielleicht inspiriert dich ja eine der folgenden Anregungen:

  • Finde was dich begeistert.
  • Finde deine Zeitfresser.
  • Erschaffe dir einen Arbeitsplatz, an dem du dich wohl fühlst.
  • Terminiere Arbeitsblöcke von maximal 90 Minuten.
  • Minimiere das Ablenkungspotenzial.
  • Nutze Wartezeiten für kleine Aufgaben oder zum Beispiel zum Lesen spannender Blogbeiträge ;).
  • Plane erholsame Pausen in deinen Arbeitstag ein.
  • Notiere dir deine Aufgaben schriftlich und strukturiere sie, z.B. nach dem Eisenhower-Prinzip, damit du alles im Blick hast.
  • Beginne mit der wichtigsten Aufgabe – gerade wenn du auf diese keine Lust hast.
  • Integriere gesunde Gewohnheiten in deinen Alltag.
  • Verbringe mehr Zeit mit produktiven als mit unproduktiven Tätigkeiten.
  • Strukturiere deinen Tag gemäß deines inneren Rhythmus.
  • Setze dich mit deinen inneren, negativen wie positiven Antreibern auseinander.
  • Erkenne dich an für das, was du bisher erschaffen und geschafft hast.

„Die größte Einzelinvestition, die wir im Leben vornehmen können, ist, in uns selbst zu investieren. Wir sind die Instrumente unserer eigenen Leistung. Um effektiv zu sein, müssen wir uns regelmäßig die Zeit nehmen, uns auf verschiedenen Ebenen zu erneuern.“

S. R. Covey

2 Kommentare

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    Ann.Marie

    Du packst so viele hilfreiche Infos hier rein! 💪Besonders den Punkt, eine wichtige aber unliebsame Aufgabe als Erstes zu tun, kann ich unterschreiben. Funktioniert super für mich.

    • frau_sillepopille_
      frau_sillepopille_

      Yeah, danke für dein Feedback. Oh ja, das Eat the frog – Werkzeug ist tatsächlich ein sehr wirksames. Schön, dass es für dich auch so gut funktioniert und sich die Zeit zum Lesen für dich gelohnt hat :).

      Deine frau_sillepopille_

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